Kenapa Nama dan Gelar dipisahkan kedalam beberapa kolom? Ya, jika kita menghapusnya mungkin bagaimana jika nama dan gelar tersebut ingin disatukan kembali atau digabungkan kembali. Jika Anda menggunakan find and replace tentunya data akan hilang dan kita juga akan kerepotan kembali jika suatu saat gelar dibutuhkan.
Untuk memisahkan nama dan gelar kedalam beberapa kolom saya contohkan dalam tabel berikut ini
Dalam tabel diatas saya memiliki sebuah daftar nama lengkap dengan gelarnya dan yang kita butuhkan adalah nama terpisah dari gelar depan dan belakang. Jika kalian mengedit serta menghapusnya satu persatu tentunya bukan pekerjaan yang singkat dan akan menjengkelkan karena mending jika datanya hanya 5 atau 10 kita bisa edit satu persatu namun bagaimana jika datanya sudah puluhan bahkan ratusan nama lengkap dengan gelarnya.
Oke langsung saja ada beberapa alternatif yang bisa dilakukan
Cara Pertama
Memisahkan Nama dan Gelar dengan Metode Find and Replace
Untuk cara pertama ini Anda hanya menggunakan fungsi find and replace yaitu kita mencari karakter titik (.) dan karakter koma (,) kemudian kita ganti dengan kosongkan karakter caranya yaitu tekan CTRL+F lalu akan muncul Find and Replace kemudian silakan tulisakan pada kolom Find ,* (koma dan bintang) dan jangan tuliskan apapun di bagian Replace
Kemudian klik OK dan lihat hasilnya gelar belakang sudah bisa dihilangkan. Lalu untuk menghilangkan gelar di depan silakan lakukan hal yang sama yaitu klik CTRL+F kemudian tuliskan karakter di Find What *. (bintang dan titik) dan jangan ketikan apapun di Replace With kemudian klik Replace All maka gelar depan akan hilang dan terhapus
Nah, inilah cara yang paling simple namun kelemahannya adalah kita tidak bisa menampilkan gelar depan maupun belakang karena dalam metode Find and Replace tidak bisa dilakukan. untuk itu kita perlu mensiasati dengan menggunakan formula.
CARA KEDUA
Memisahkan Nama dan Gelar Depan serta Belakang dengan Rumus/Formula
Nah, cara ini sangat efektif karena kita bisa memisahkan nama serta gelar kedalam beberapa kolom. Oke langkah yang harus dilakukan adalah kita akan menampilkan gelar depan terlebih dahulu caranya yaitu kita gunakan formula=LEFT(B3;FIND(". ";B3))
Artinya rumus tersebut akan mengambil data cell B3 dari kiri dimulai jika ditemukan karakter titik (.) kenapa ditambahkan formula FIND? hal ini tentunya karena jika tidak kita kesulitan karena untuk jumlah karakter gelar depan bervariatif misalnya jika Drs. maka ada 4 karakter sedangkan jika H. ada 2 karakter makanya supaya dinamis kita tambahkan fungsi FIND.
Jika sudah selesai kemudian kita drag and drop rumus tersebut kemudian akan menghasilkan data seperti berikut
Kita bisa menampilkan gelar pada kolom D namun permasalahannya disini adalah ada beberapa yang hasilnya #VALUE! hal ini disebabkan karena ada nama/data yang tidak memiliki gelar depan. Anda bisa lihat perbedaanya jika nama tidak memiliki gelar depan maka hasilnya adalah #VALUE!.
Untuk mengatasi hal tersebut kita modifikasi rumusnya dengan cara menambahkan fungsi IFERROR. sehingga rumusnya menjadi
=IFERROR(LEFT(B3;FIND(". ";B3));"")
Selanjutnya bagaimana cara memisahkan gelar belakangnya?
Nah disini kita gunakan fungsi RIGHT namun disini lagi-lagi fungsi RIGHT tidak akan cocok karena datanya harus menantukan karakter keberapa yang harus diambil sedangkan untuk gelar tentunya akan berbeda-beda jumlah karakter misalnya S.Pd dengan S.Pd.I dan tidak mungkin kita harus mengganti rumus satu per satu.
Sehingga kita harus tambahkan LEN dan disini fungsi LEN adalah digunakan untuk mengetahui jumlah karakter
Baca:
Rumus Fungsi LEN pada Ms. Excel
Sehingga rumusnya menjadi
=RIGHT(B3;LEN(B3)-FIND(", ";B3)-1)
Artinya kita akan mengambil data cell B3 dari kanan sebanyak jumlah karakter yang di cell B3 kemudian akan dilakukan pencarian karakter koma (,) pada cell B3 dan dikurangi 1 karena jika rumus tidak ditambahkan -1 maka spasi akan masuk
Dan hasilnya lagi-lagi ada yang error yaitu tulisan #VALUE. Untuk mengatasi hal tersebut maka kita tambahkan juga fungsi IFERROR sehingga rumusnya menjadi
Simak:
Belajar Menggunakan Rumus Mengambil data dari Kiri, Tengah, dan Kanan
=IFERROR(RIGHT(B3;LEN(B3)-FIND(", ";B3)-1);"")
Alhasil gelar belakang sudah bisa kita pisahkan. Langkah terakhir adalah kita akan mengambil nama. Jika kalian berpikir untuk mencari nama kita gunakan fungsi MID tentunya akan kerepotan karena fungsi MID jelas harus menentukan karakter keberapa dan jumlah karakter yang harus diambilnya. Untuk itu kita gunakan hasil dari gelar dengan serta gelar belakang untuk mengkolaborasikan rumusnya dan menampilkan nama
Rumus :
=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B3;D3;"");", "&E3;""))
Dari rumus tersebut kita akan mengganti karakter/kata yang ada di kolom D dan kolom E dengan tanpa karakter sehingga hasilnya akan seperti tabel berikut
Dan berhasil nama sudah bisa kita tampilkan di kolom C. Oke, Jika kita ingin menggabungkan kembali maka tidaklah sulit karena data sudah ada dan tidak akan hilang seperti cara pertama jika kalian menggunakan fungsi FIND and REPLACE.
Baca Juga :
Cara Memisahkan Nama Depan dan Belakang
Demikian bagaimana cara memisahkan nama serta gelar depan dan belakang kedalam beberapa kolom yang terpisah semoga bermanfaat dan terimakasih.
Mungkin Ini Penting
Cara Memisahkan Tempat dan Tanggal Lahir
TERIMAKASIH. SANGAT BERMANFAAT
BalasHapus